Zo maak je een goede factuur in 9 stappen

Wanneer je ondernemer bent komt er natuurlijk ook een stukje administratie bij kijken en dan zul je dus ook facturen moeten sturen. Facturen sturen is leuk, want dat betekend dat je omzet hebt gedraaid. Maar hoe ziet een goede factuur eruit?
In dit artikel delen we een GRATIS voorbeeldfactuur en geven we tips over welke gegevens er altijd op je nota’s moet vermelden.

WELKE GEGEVENS ZIJN VERPLICHT OM TE VERMELDEN OP JE FACTUUR

 BTW – Nummer

Wanneer je je inschrijft bij de KVK (Kamer van koophandel) krijg je automatisch naast je unieke kvk-nummer ook een nummer van de belastingdienst. Dit is voor de belastingdienst het kenmerk wat gegeven wordt aan ondernemers die belastingplichtig zijn.
Er zijn 2 nummers die gebruikt worden door de belastingdienst:

BTW-Identificatienummer: Dit nummer gebruik je op je facturen
BTW-Nummer: Dit nummer gebruik je op je facturen tot 2020.

Dit klinkt nu misschien even verwarrend, maar vanaf 2020 gaan er alleen nog BTW-identificatienummers gebruikt worden. Niet alleen als vermelding op je factuur maar ook in je communicatie richting de belastingdienst.

KVK Nummer

Bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (kvk) ontvang je een uniek nummer wat gekoppeld is aan jouw bedrijf. Dit unieke nummer hoor je ook te vermelden op je factuur.

Factuurnummer

Dit klinkt misschien als een open deur maar toch komen we nog regelmatig facturen tegen waarbij geen factuurnummer is gebruikt, of waarbij hetzelfde factuurnummer meerdere keren is gebruikt. Niet alleen voor je eigen administratie is het prettig om met factuurnummers te werken, ook de belastingdienst eist dit van je als ondernemer. Op deze manier is het namelijk te controleren welke betalingen er gekoppeld kunnen worden aan de verstuurde facturen uit jouw administratie.

Werk je regelmatig voor dezelfde opdrachtgevers dan adviseren wij je om je factuurnummers in te delen op basis van jaren. Zo krijg je elk jaar dezelfde opbouw van cijfers, maar wissel je steeds het jaartal. Zo krijg je een mooie opvolging en houd je het overzichtelijk in je administratie. Het indelen en opzetten van factuurnummers mag je zelf bepalen, zolang er maar een logische opbouw in zit en de nummers elkaar opvolgen.

Een voorbeeld voor een logische factuurnummering is:

Januari 2020 start van een nieuw jaar waarbij je eerste factuur nummert met 2020001 en de tweede met 2020002 enzovoort.
Dit is de mees voorkomende en makkelijke manier om je administratie in te richten.

Factuurdatum en betalingstermijn

Allereerst vermeld je altijd de datum waarop je de factuur aanmaakt en verstuurt op je factuur. Daarbij is het ook gebruikelijk om aan te geven voor welke datum de betaling uiterlijk voldaan moet zijn. Wanneer je een betalingstermijn van 8 dagen hanteert is de uiterlijke betaaldatum 8 dagen nadat je de factuur verzonden hebt.

De meest voorkomende betalingstermijnen zijn: 8, 14 of 30 dagen. Wij adviseren je wel om de betalingstermijnen vast te leggen in je samenwerkingsovereenkomst. Sowieso wanneer deze afwijkt van je algemene voorwaarden, maar ook daarin behoort je betalingstermijn opgenomen te worden.

Mocht je vergeten zijn om een betalingstermijn op de factuur te vermelden dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen.
Wordt de betaling niet voldaan binnen 30 dagen dan mag je wettelijk gezien rente in rekening brengen. Sowieso raadzaam om een herinnering te sturen.

Bedrijfsnaam en adres

Van wie ontvangt jouw opdrachtgever de factuur? Belangrijk dus om ook jouw gegevens te vermelden op de factuur. Dit is voor je opdrachtgever ook weer prettig zodat de betalingen ook in zijn of haar administratie kloppend is.

Werk je al wel als zelfstandige maar ben je nog niet ingeschreven bij de kvk? Dan is het belangrijk dat je je eigen naam en adres vermeld op de factuur!

Naam & adres van je opdrachtgever

In stap 5 al aangegeven maar hierbij nog een keer apart vermeld. Ook de gegevens van je opdrachtgever behoren vermeld te staan op je factuur. Zo communiceren de facturen met elkaar in jouw administratie als die van je opdrachtgever.

Datum en omschrijving van de geleverde diensten

Op de factuur vermeld je ook welke diensten je hebt geleverd aan je opdrachtgever en wanneer je deze geleverd hebt. Belangrijk is hierbij dat je vermeld om welke periode het gaat dat jij je diensten geleverd hebt.

Werk je bijvoorbeeld elke maand voor dezelfde opdrachtgevers dan vermeld je de periode van de gehele maand, waarover de factuur gaat op je factuur. Omschrijf ook om welke geleverde diensten het gaat. Wij adviseren om hierin zoveel mogelijk standaardomschrijvingen te gebruiken die overeenkomst met de benamingen van de diensten die je aanbiedt.

Voorbeeld van ons aanbod:

• Klachtenregeling met geschilleninstantie
• Klachtenregeling met VOG

Deze diensten hebben exact dezelfde omschrijving als op onze website en zijn voor onze leden dan ook op de factuur direct te herkennen. Zo kun je ook zien aan het einde van het jaar welke diensten je het meeste/minste hebt uitgevoerd.

BTW tarief

In Nederland wordt er gewerkt met verschillende btw-tarieven. Om die reden is het verplicht om aan te geven met welk btw-tarief jij werkt. Ook zijn ondernemers verplicht om omzetbelasting af te dragen aan de belastingdienst en zijn daarom verplicht de volgende zaken uit te splitsen op de factuur:

• Het totaalbedrag ex. Btw
• Korting die is opgenomen
• Het btw-percentage waar jij mee werkt
• Het btw-bedrag
• Totaalbedrag inc. Btw

Vooruitbetaling of online betaling

Als de ontvangen betaling afwijkt van de datum waarop jij je factuur stuurt dan hoor je dit te vermelden op de factuur. Dit komt vaak voor bij vooruitbetaling of betalingen die reeds online zijn gedaan. Later wordt hierover een factuur aangemaakt en met een andere datum verstuurd. Vermeld de betaaldatum dan ook op de factuur.

Je eigen rekeningnummer vermelden op de factuur is ook belangrijk, zodat je opdrachtgever weet waarnaartoe het bedrag overgemaakt moet worden.

Gratis voorbeeldfactuur voor zelfstandig ondernemers

Je bent je onderneming gestart en je hebt je eerste klant binnen, tijd om je eerste factuur de deur uit te doen. Misschien heeft er eerder altijd iemand anders voor je de administratie bijgehouden en lees je nu dit artikel om extra tips te ontvangen. Voor iedere zelfstandig ondernemer delen we nuttige tips en we starten met het delen van een voorbeeldfactuur.

Dit is een voorbeeldfactuur die je kunt gebruiken ter controle van je eigen facturen!